Ayas Üye Yönetim Paneli'ni bugüne kadar enerji, eğitim, sağlık, ulaştırma, kültür ve Diyanet hizmet kollarından sendika ve konfederasyon yapılarına uyarladık. Bu süreçte tekrar eden birkaç ortak ihtiyaç öne çıktı.
Her kurum "kendi" sistemini istiyor, ama aynı temel altyapı üzerinden
Farklı hizmet kollarının marka, renk ve içerik ihtiyacı birbirinden farklı olsa da; üye kaydı, aidat takibi, şube-temsilcilik yapısı ve rol bazlı yetkilendirme gibi temel ihtiyaçlar büyük ölçüde ortaktır. Bu da tek, olgun bir altyapının markaya özel uyarlanarak hızla devreye alınabilmesini mümkün kılıyor.
Çok şubeli yapılarda görünürlük kaybı en büyük sorun
Genel merkezin, şubelerdeki güncel üye ve aidat durumunu gerçek zamanlı görememesi; en sık karşılaştığımız şikayetlerin başında geliyor. Merkezi ve şube bazlı yetkilendirilmiş tek bir panel, bu görünürlük kaybını doğrudan ortadan kaldırıyor.
Mobil üye deneyimi artık bir "ekstra" değil
Özellikle genç üye kitlesine sahip hizmet kollarında, duyuru ve belgelere mobil üzerinden ulaşabilme beklentisi çok net. Web panelinden bağımsız düşünülmüş bir mobil üye deneyimi, üye memnuniyetini doğrudan etkiliyor.
Veri geçişi, projenin en kritik adımı
Mevcut Excel veya eski sistem kayıtlarının kontrollü şekilde aktarılması, projenin en çok zaman ayırdığımız aşaması. Veri temizliği yapılmadan aktarılan kayıtlar, yeni sistemde de aynı karışıklığı taşıyabiliyor.
KVKK ve veri güvenliği her projede sıfır noktasından planlanmalı
Üye TC kimlik no, iletişim bilgisi ve aidat geçmişi gibi hassas verileri işleyen bir sistemde, KVKK uyumu sonradan eklenecek bir özellik değil; sistemin ilk gününden itibaren tasarlanması gereken bir zorunluluktur. Rol bazlı erişim kısıtları, işlem kayıtlarının (log) tutulması ve verinin yalnızca yetkili personel tarafından görülebilmesi; her yeni hizmet kolu projesine başlarken üzerinde en çok durduğumuz konulardan biri oldu.
Devreye alma süreci, kurumun kendi temposuna göre kurgulanmalı
16 farklı kurumla çalışırken gördük ki; "hepsini bir günde değiştirelim" yaklaşımı yerine, önce pilot bir şube veya hizmet kolunda başlatıp geri bildirimlere göre genele yaymak, hem ekip direncini azaltıyor hem de olası veri hatalarının erken fark edilmesini sağlıyor. Bu kademeli geçiş modeli, artık standart devreye alma sürecimizin bir parçası.
Bu deneyimlerin tamamı, Ayas Üye Yönetim Paneli'nin bugünkü modüler yapısını şekillendirdi: kurumun bugünkü ihtiyacına göre başlayıp, büyüdükçe genişleyebilen bir sistem.
